Digitale Personalakte ab 2027: Was jetzt wirklich Pflicht wird – und wie Sie rechtzeitig umstellen

Ab dem 1. Januar 2027 ändert sich für Personalabteilungen in Deutschland etwas Grundlegendes: Bestimmte Entgelt- und Sozialversicherungsunterlagen dürfen nicht mehr in Papierform geführt werden. Wer sich jetzt fragt, ob die digitale Personalakte ab 2027 Pflicht wird, bekommt in der Praxis oft widersprüchliche Antworten. Dieser Beitrag räumt mit den Halbwahrheiten auf, erklärt die konkrete Rechtslage und zeigt, wie Unternehmen die Umstellung mit einer HR-Software wie Factorial strukturiert und rechtssicher umsetzen.

Das Wichtigste in Kürze

Eine pauschale gesetzliche Pflicht zur vollständig digitalen Personalakte gibt es in Deutschland nach aktueller Rechtslage nicht.
Verpflichtend wird ab dem 1. Januar 2027 jedoch die elektronische, maschinell auswertbare Führung von Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV in Verbindung mit § 28p SGB IV.
Bisherige Befreiungsanträge bei der Deutschen Rentenversicherung verlieren spätestens zum 31. Dezember 2026 ihre Gültigkeit – ersatzlos.
Grundlage ist die verpflichtende Teilnahme an der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP), die ab 2027 branchenübergreifend für alle Arbeitgeber gilt, unabhängig von Größe oder Branche.
Wer bei einer Betriebsprüfung nach dem Stichtag nur Papierunterlagen vorlegen kann, riskiert unterbrochene Prüfungen, Beanstandungen und im schlimmsten Fall Nachzahlungen.

Digitale Personalakte 2027: Pflicht oder nicht? Die rechtliche Einordnung

Die schlagzeilenartige Aussage „Ab 2027 wird die digitale Personalakte Pflicht“ ist streng juristisch nicht ganz korrekt – und genau das führt in vielen HR-Abteilungen zu Verunsicherung. Es gibt kein eigenständiges „Gesetz zur digitalen Personalakte“. Für Beschäftigte der Privatwirtschaft schreibt auch weiterhin kein Gesetz vor, dass überhaupt eine Personalakte geführt werden muss – geschweige denn vollständig digital (eine Ausnahme gilt für Beamtinnen und Beamte).

Entscheidend ist eine andere, sehr konkrete Regelung: Nach § 8 Abs. 2 BVV (Beitragsverfahrensverordnung) müssen prüfungsrelevante Entgeltunterlagen ab dem 1. Januar 2027 ausnahmslos elektronisch und maschinell auswertbar geführt werden. Dazu zählen unter anderem:

Lohn- und Gehaltskonten
Beitragsnachweise und Sozialversicherungsmeldungen
Immatrikulationsbescheinigungen
Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkasse
A1-Bescheinigungen für Auslandsentsendungen

Wer diese Unterlagen weiterhin ausschließlich auf Papier führt, verstößt gegen geltendes Recht. Und weil sich in der betrieblichen Praxis kaum sauber zwischen „Pflicht-digital“ und „weiterhin Papier erlaubt“ trennen lässt, wird die vollständig digitale Personalakte faktisch zum Standard – auch wenn sie formal nicht in jedem Punkt gesetzlich erzwungen ist.

Die Befreiungsmöglichkeit läuft aus

Bislang konnten Unternehmen beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung eine befristete Befreiung von der elektronischen Führung beantragen. Diese Übergangsregelung endet spätestens am 31. Dezember 2026 – danach gilt die Pflicht ohne Ausnahme für alle Arbeitgeber, unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche.

euBP: Der eigentliche Treiber hinter der Frist

Der zentrale rechtliche Hebel hinter dem Stichtag 2027 ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP). Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber alle prüfungsrelevanten Daten für die Sozialversicherungsprüfung digital bereitstellen können. Betriebsprüfer der Rentenversicherung erwarten dann standardmäßig elektronische, strukturierte Daten – nicht mehr Aktenordner.

Was passiert, wenn Unternehmen nicht rechtzeitig umstellen?

Wer nach dem 1. Januar 2027 bei einer Betriebsprüfung nur Papierunterlagen vorlegen kann, riskiert konkrete Konsequenzen:

Unterbrochene oder verzögerte Betriebsprüfungen, weil Daten nicht im geforderten Format vorliegen
Beanstandungen durch die Prüfdienste
Nachforderungen bei Sozialversicherungsbeiträgen, wenn Unterlagen nicht lückenlos nachweisbar sind
Zusätzlicher Verwaltungsaufwand, weil Unterlagen nachträglich digitalisiert werden müssen – oft unter Zeitdruck

Gerade der letzte Punkt wird häufig unterschätzt: Eine Digitalisierung „auf den letzten Drücker“ kurz vor oder während einer Prüfung ist deutlich aufwendiger und fehleranfälliger als eine geplante Umstellung mit ausreichend Vorlauf.

Mehr als Compliance: Warum sich die digitale Personalakte generell lohnt

Die gesetzlichen Anforderungen ab 2027 sind ein guter Anlass, das Thema anzugehen – der eigentliche Nutzen einer digitalen Personalakte geht aber weit über reine Rechtssicherheit hinaus:

Zeitersparnis im HR-Alltag: Keine Suche mehr in Aktenordnern, kein manuelles Kopieren, kein Postversand von Vertragsunterlagen.

Ortsunabhängiger Zugriff: Mitarbeitende und HR-Team greifen von überall auf relevante Dokumente zu – wichtig für hybride Arbeitsmodelle und mehrere Standorte.

Höhere Datensicherheit: Rollenbasierte Zugriffsrechte sorgen dafür, dass sensible Personaldaten nur von berechtigten Personen eingesehen werden – deutlich sicherer als ein Aktenschrank ohne Zugriffsprotokoll.

Weniger Fehler, mehr Transparenz: Versionierung, lückenlose Nachweisführung und automatische Protokollierung von Änderungen erleichtern spätere Prüfungen erheblich.

Selbstständige Mitarbeitende: Über ein Mitarbeiterportal können Beschäftigte eigene Dokumente wie Gehaltsabrechnungen oder Verträge selbst einsehen – das entlastet die HR-Abteilung spürbar.

Digitale Personalakte einführen: In 5 Schritten zur rechtssicheren Umstellung

Bestandsaufnahme: Welche Dokumente liegen aktuell wo und in welcher Form vor? Welche Unterlagen fallen konkret unter § 8 BVV?
Software auswählen: Achten Sie auf DSGVO- und GoBD-Konformität, revisionssichere Archivierung, Hosting in der EU/EWR sowie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
Migration planen: Bestehende Papierakten und digitale Insellösungen strukturiert in ein zentrales System überführen – idealerweise mit Bulk-Upload-Funktion.
Prozesse und Rechte definieren: Wer darf welche Dokumente sehen, bearbeiten oder freigeben? Rollen und Berechtigungen frühzeitig festlegen.
Team einbinden und schulen: Sowohl HR als auch Mitarbeitende sollten wissen, wie sie auf ihre digitale Personalakte zugreifen und Dokumente elektronisch signieren.

Je früher Unternehmen mit dieser Umstellung beginnen, desto entspannter verläuft der Übergang zum Stichtag am 1. Januar 2027.

Factorial: Die digitale Personalakte, die alle Anforderungen erfüllt

Mit Factorial erhalten Unternehmen eine zentrale, cloudbasierte Lösung, die die Anforderungen an eine rechtskonforme digitale Personalakte bereits heute abdeckt:

Digitale Personalakte: Dokumente strukturiert organisieren und in großen Mengen gleichzeitig an Mitarbeitende verteilen
Elektronische Signatur: Arbeitsverträge, Nachträge und Vereinbarungen rechtsgültig direkt in Factorial unterzeichnen
Mitarbeiterportal: Mitarbeitende erhalten selbstständigen Zugriff auf ihre persönlichen Dokumente und Daten
DATEV-Anbindung: Als offizieller DATEV Corporate Partner synchronisiert Factorial Entgeltdaten nahtlos mit DATEV LODAS
KI-Agent „One“: Beantwortet Mitarbeiterfragen wie „Wo ist mein Vertrag?“ in Sekunden – rollenbasiert und ohne Datenabfluss

Factorial verbindet damit Zeitmanagement, Gehaltsabrechnung, Talentmanagement und Dokumentenmanagement in einer Plattform – über 16.000 Unternehmen setzen die Lösung bereits ein.

Fynancy: Ihr Partner für die Einführung von Factorial

Software allein löst noch keine Prozesse. Als offizieller Factorial Partner begleitet die Fynancy GmbH Unternehmen von der ersten Beratung über die Implementierung bis zum laufenden Betrieb – inklusive individueller Anpassung an bestehende HR- und Lohnabrechnungsprozesse. Gerade beim Thema digitale Personalakte und den neuen Anforderungen ab 2027 profitieren Sie von unserer Praxiserfahrung: Wir kennen die typischen Stolperstellen bei der Migration und sorgen dafür, dass Ihre Umstellung reibungslos verläuft.

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Häufige Fragen zur digitalen Personalakte ab 2027 (FAQ)

Muss ab 2027 jede Personalakte vollständig digital sein? Nein. Eine allgemeine Pflicht zur vollständig digitalen Personalakte gibt es nicht. Verpflichtend digital sind ab dem 1. Januar 2027 ausschließlich die in § 8 Abs. 2 BVV genannten Entgeltunterlagen.

Was passiert, wenn ich die Befreiung 2026 nicht genutzt habe? Die Übergangsfrist und damit auch bereits bestehende Befreiungen enden ohnehin spätestens am 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die elektronische Pflicht unabhängig davon für alle Arbeitgeber.

Gilt die Pflicht nur für große Unternehmen? Nein, die Regelung gilt branchenübergreifend und unabhängig von der Unternehmensgröße – von kleinen Betrieben bis zu Konzernen.

Was droht bei einer Betriebsprüfung ohne digitale Unterlagen? Fehlen elektronisch auswertbare Entgeltunterlagen, kann dies zu unterbrochenen Prüfungen, Beanstandungen und im ungünstigen Fall zu Nachforderungen führen.

Ab wann sollte ich mit der Umstellung beginnen? Je früher, desto besser. Eine strukturierte Migration braucht Vorlaufzeit für Bestandsaufnahme, Softwareauswahl und Schulung – eine Umstellung erst kurz vor dem Stichtag erhöht Aufwand und Fehlerrisiko deutlich.

Ersetzt eine digitale Personalakte die Papierakte vollständig? Rechtlich ist die klassische Papierakte für die meisten Unterlagen weiterhin zulässig. In der Praxis verliert sie jedoch zunehmend an Bedeutung, da eine saubere Trennung zwischen Pflicht-digitalen und optional-analogen Dokumenten kaum praktikabel ist.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Prüfen Sie unternehmensspezifische Fragen zur Umsetzung von § 8 BVV und der euBP-Pflicht gegebenenfalls mit einem Steuerberater oder Fachanwalt.